| |
Статьи | |
Автор: Волков Юрий Ольгердович, yvolk@yurivolkov.com
В большинстве организаций сотрудников перестали учить работе с офисными программами (текстовыми редакторами, почтовыми клиентами, "рисовалками" и т.п.), считая, вероятно, что навыки работы с ними являются базовыми для тех, кто использует компьютеры в своей работе, и поэтому люди уже овладели этими навыками задолго до прихода на работу. Да и сами люди считают, что они "владеют" офисными программами: ведь могут же они, например, создать документ в текстовом редакторе, а потом его распечатать - могут. А что ещё надо? Может быть, остальное - и знать не надо, или достаточно узнавать о неизвестных ранее возможностях только по мере возникновения соответствующих задач?
Действительно, видя только результат чужого труда, и не зная, как он был достигнут: например, просматривая файл на экране монитора или читая распечатанный документ, - мы не замечаем особых проблем. Тяжело понять, почему человек так долго редактировал текст, сидел на работе до ночи, а потом представил результат, мало чем отличающийся от того, что было день назад. Кроме того, большинство людей мирится с тратой кучи времени на решение рутинных задач, считая это самим собой разумеющимся, поэтому даже не возникает вопросов: "Что делать?".
А ведь очень важный аспект использования офисных программ заключается в том, что работа с ними в коллективе, в корпоративной среде, - совсем не такая, как работа с этими же программами дома. Данная тема - вообще тёмный лес, о котором найти информацию, даже при желании, непросто. Я, например, просмотрел недавно список курсов дистанционного обучения MS Word-у, предлагаемых крупным учебным центром: в списке оказалось около десятка локализованных курсов, однако детальное изучение аннотаций показало, что эти курсы - не методические, обучающие тому, как надо работать, а просто описывающие возможности продукта; дальше, мол, используйте то, что вам нужно. Даже в самом продвинутом курсе я не увидел ничего достойного траты времени: на конкретный вопрос можно и самому найти ответ в справочной системе или в Интернете. Нечего удивляться, что такие курсы не входят в программы корпоративного обучения. (Тут есть ещё одна тема: качество русскоязычной справочной системы офисной программы, - однако в данном вопросе зарубежные производители постепенно выправляют положение, локализуя большую часть справочной системы...)
Данная статья представляет собой личное мнение автора, основанное на его опыте, и не является анализом системы обучения офисным продуктам в России. В частности, я специально не проводил поиск учебных центров и анализ обучающих курсов, предлагаемых ими: это отдельная большая работа, которую, я надеюсь, проведут заинтересованные службы корпоративного обучения.
Для того, чтобы проиллюстрировать неэффективность использования офисных программ, приведу два примера, относящиеся к программам, которыми я с утра и до вечера пользуюсь в своей работе. Аналогичные примеры Вы можете найти и сами, стоит только задаться вопросом: "А действительно ли необходимо тратить столько времени на эти рутинные действия?"
Рассмотрим обычную, каждодневную ситуацию: документ создаётся несколькими людьми или на основе нескольких документов, созданных разными людьми. Как только мы пытаемся соединить несколько документов в один, или просто хотим вставить часть одного документа - в другой, текст удивительным образом "портится", и часто единственным выходом становится вставка "неформатированного текста" с последующим его форматированием. Бывает и хуже: с первого взгляда после вставки - всё нормально, а через некоторое время вдруг замечаешь, что нарушился вид того, что считалось давно завершённым и куда возвращаться нет ни времени, ни желания [1].
Вот вам и постоянная "борьба" с форматированием текста, от которой не уйдёшь потому, что иначе просто стыдно показать кому-либо документ, в котором с первого взгляда заметна неаккуратная компиляция из нескольких источников: ведь у каждого исходного документа - свой "почерк". Более того, повторное использование таких, сделанных «как смогли», документов приводит к распространению неэффективных решений и усложнению работы с документами, создаваемыми на их основе (эффект «снежного кома»). И ещё одно замечание: даже то, что на бумаге два разных документа выглядят похоже (и кажется, что "почерк" у них одинаковый), совсем не означает, что после соединения двух документов в один Вам не придётся потратить кучу времени на то, чтобы заставить этот один документ выглядеть приемлемо.
По моему опыту общения с коллегами, мало кто знает, как бороться с данной проблемой, а очень важных тонкостей не знает практически никто. И ведь это люди, годами каждый день работающие с данной программой! Они настолько привыкли к такому положению вещей, что очень непросто их переубедить в том, что можно работать по-другому. Люди похожи на школьников, начавших учёбу сразу со старших классов: они много чего умеют, но не знают основ.
Сложность решения описанной проблемы состоит ещё и в том, что необходимо участие всего коллектива: если каждый человек, редактирующий документы, будет следовать одинаковым, достаточно простым правилам (например, изложенным в [1]), то весь коллектив получит существенную экономию времени и нервов при совместном использовании этих документов.
Каждое утро, открывая почтовую программу, я наблюдаю, как сотня-другая писем поступает в мой почтовый ящик, а потом, в течение дня, уже небольшим, но постоянным потоком, появляются новые сообщения. Среди этих сообщений есть периодические, рассылаемые корпоративными службами, есть письма от работников, предмет общения с которыми на 95% известен уже по отправителю, есть спам, большинство которого наш почтовый сервер удачно распознаёт и в тему подозрительных писем добавляет пометку "[SPAM...]" и т.п. . А есть и небольшое количество сообщений, которые не попали ни в одну из заранее известных категорий.
Мне казалось очень естественным использование "правил для электронной почты" (Rules) для автоматического перемещения входящих сообщений в соответствующие папки, и экономии времени на ручную сортировку (и не только в MS Outlook!). В частности, эти правила сразу перемещают спам в папку "Удалённые" (при желании даже там их можно просмотреть...), письма от руководства - в папку "Boss", письма от коллеги "Петрова" - в папку, соответствующую проекту, по которому мы с ним взаимодействуем и т.п. . В результате, в дереве папок я всегда вижу: сколько непрочитанных сообщений в каждой из них, а сколько сообщений осталось неразобранными и лежат в папке "Входящие", - и могу принимать решения о том, в каком порядке и когда реагировать на эти письма.
Одна беда: после создания около пятнадцати правил я получаю сообщение о какой-то ошибке на сервере MS Exchange. В результате этого обидного ограничения постоянно приходится "оптимизировать" список правил, и на кого-то места в списке правил всё равно не хватает. Два года назад я первый раз обратился в нашу корпоративную службу поддержки пользователей с просьбой решить эту проблему. Они не имели готового ответа, но уверяли, что на сервере никаких ограничений нет, что проблема у меня на компьютере, и её, похоже, можно решить только полной переустановкой моей системы. Я подумал, что раз служба поддержки общается с тысячами пользователей, а проблема только у меня, то это действительно так.
Однако, раз в год, и в том числе в начале этого года, в очередной раз расстраиваясь от данного ограничения, я повторял запрос в службу поддержки. Ко мне приходил её работник, что-то делал с моим компьютером, уходил "думать", а потом я получал всё тот же ответ. А переустанавливать систему всё руки не доходили... И вот, наконец-то, я получаю новый компьютер, на него установлено всё "с чистого листа". Я радостно создаю свои "правила для электронной почты" и, вы уже догадались, - та же проблема! Тут уже я отступать не стал: наседал на службу поддержки, отсылал им свои письма двухлетней давности и давил на гордость специалистов... И они всё-таки нашли в базе знаний производителя сообщение о том, что на самом деле существует вполне конкретное и очень разочаровывающее (всего 32 килобайта) ограничение на объём памяти, занимаемой правилами электронной почты. Были там и советы, которые помогли мне в этот смешной по современным понятиям объём памяти поместить побольше правил...
Какие же выводы можно сделать из этого "рассказа из жизни"? Ну, во-первых, тот, что я сам - чайник в почтовой системе - это понятно. Учиться "лучшим практикам", негде, а самостоятельно выискивать информацию некогда (хватит мне и MS Word-а...).
А вот второй вывод меня действительно удивил: с такой проблемой, кроме меня, из тысячи пользователей компании за последние два года не обращался почти никто! Но обращалось достаточно много людей из числа пользователей MS Exchange во всём мире, иначе не было бы сообщения с описанием данного ограничения на сайте производителя. Выходит, почти никто не использует данное, довольно удобное средство экономии времени!? Массового опроса я устраивать не стал (а, кстати, идея, но только для Интернета!) но несколько человек, с которыми я лично пообщался, подтвердили моё предположение: они либо не понимают пользы от этой функции, либо не знают о её существовании.
Итак, мы увидели, что есть проблемы, и у этих проблем есть решения. Почему же "воз и ныне там", почему нет соответствующих курсов и литературы, помогающих их решению, а те, что где-то и есть - не востребованы? Мне видятся несколько причин:
В заключении, хочу выразить благодарность редакции PC Week/RE за поддержку в создании данной статьи. Раз мы с вами анализируем и осознаём проблемы, значит, мы уже начали двигаться в правильном направлении, не так ли?
1. Волков Ю.О. "Документ MS Word - всем миром". Магия ПК №6 2006г., стр. 38 - 41. http://yurivolkov.com/articles/msword.html.
Последнее изменение: 20 октября 2006 г.
Первая версия статьи опубликована 4 июля 2006 г. в "PC Week/Russian Edition", №24 (534) 2006г., стр.29, http://pcweek.ru/?ID=610881 .